Как доказать задолженность по зарплате: что собрать

На ком лежит бремя доказывания

По общему правилу гражданского процесса каждая сторона доказывает то, на что ссылается (статья 56 ГПК РФ). В спорах о зарплате Верховный Суд применяет это правило так: обязанность доказать, что зарплата выплачена в полном объёме, лежит на работодателе. Это следует из статьи 22 Трудового кодекса, по которой работодатель обязан выплачивать причитающуюся зарплату в полном размере, и из определения Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда от 24.05.2013 № 41-КГ13-9.

В том деле продавец требовала долг по зарплате, представив трудовой договор, копию справки о начислении зарплаты и показания свидетеля, бывшей исполняющей обязанности директора, которая подтвердила долг. Апелляция отвергла справку из-за отсутствия подписи должностного лица и возложила на работницу обязанность доказывать наличие долга. Верховный Суд признал это неправильным распределением бремени: выплату должен доказывать работодатель, а не представляя письменных доказательств, он ещё и мешает работнику обосновать требования.

Тот же подход виден в решении Хорошевского районного суда Москвы по делу № 2-5377/2025 (иск прокурора в интересах работника). Суд удовлетворил требования, отметив, что ответчик не представил платёжные ведомости и платёжные поручения, подтверждающие отсутствие долга.

Что показывает работник	Что доказывает работодатель
Основание и размер требования: работа, условия оплаты, период	Что зарплата выплачена в срок и в полном размере
Что деньги не поступили, например выпиской по счёту	Платёжные ведомости, платёжные поручения, расписки
Что вы обращались с требованием выплатить долг	Причины, по которым долга нет или он меньше

Это не значит, что собирать ничего не нужно. Суд оценивает все доказательства в совокупности, а сумма требования должна быть обоснована расчётом. Чем полнее ваш пакет, тем меньше у работодателя возможностей затянуть спор.

Что нужно показать и чем

Что показать	Чем подтвердить	Где взять
Вы работали и на каких условиях	Трудовой договор, приказ о приёме, пропуск, рабочая переписка, график	У себя; копии у работодателя по заявлению
Сколько вам причитается	Договор или положение об оплате труда, расчётные листки, справка о заработной плате, переписка о сумме	Заявление работодателю; личные кабинеты (см. ниже)
Что деньги не получены	Выписка по счёту за весь период, отсутствие расписок	В банке или в приложении банка
Что вы требовали выплату	Претензия с подтверждением отправки, ответы работодателя, жалобы	У себя

Если договора нет, начинайте с доказательств самой работы: как это сделать, описано в материале не платят неофициальную зарплату.

Где взять документы, если работодатель их не выдаёт

Заявление работодателю

По статье 62 ТК РФ работодатель обязан по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней безвозмездно выдать заверенные копии документов, связанных с работой: договор, приказы, справки о заработной плате. Кроме того, по статье 136 ТК РФ он должен письменно извещать работника о составных частях зарплаты, удержаниях и сумме к выплате, обычно это расчётный листок. Образец заявления и порядок действий при отказе есть в материале заявление о выдаче документов.

Личные кабинеты и выписки

ФНС рекомендует проверять, как работодатель отчитывается о вашем доходе, в личном кабинете налогоплательщика для физических лиц (раздел «Доходы физических лиц»), на «Госуслугах» в разделе «Документы» во вкладке «Доходы и налоги» и в выписке из индивидуального лицевого счёта в Социальном фонде России, которую можно запросить через «Госуслуги» или МФЦ. В кабинете ФНС отображаются данные, которые работодатели передают в налоговые органы за прошедшие налоговые периоды. Если сведений за период нет, значит, работодатель о нём не отчитывался.

Эти источники полезны, но не заменяют расчётных листков: они показывают, что работодатель сообщил государству, а не обязательно полный размер вашей договорной зарплаты. Сверяйте их с договором и выпиской по счёту.

Выписка из банка

Выписка за весь период просрочки показывает, что деньги не поступали или поступали частично. Запрашивайте её с датами и суммами всех зачислений от работодателя, в том числе авансов и переводов от физических лиц, если платили так. Бумажный экземпляр с печатью банка пригодится для суда.

Суд поможет истребовать документы

Если получить документы самому затруднительно, подайте суду письменное ходатайство. По статье 57 ГПК РФ в таком случае суд оказывает содействие в собирании и истребовании доказательств и выдаёт обязательный для исполнения запрос. Ходатайство стоит указать прямо в исковом заявлении и перечислить, какие именно документы нужны: табель, ведомости, расчётные листки, платёжные поручения.

Источник	Что покажет	Ограничение
Документы от работодателя по заявлению	Договор, начисления, удержания	Работодатель может не выдать, нужен письменный отказ или молчание, зафиксированные датой
Личный кабинет ФНС, «Госуслуги»	Сведения, которые передал работодатель, за прошедшие периоды	Не всегда отражают невыплаченные суммы и текущие месяцы
Выписка из банка	Фактические поступления	Не показывает, сколько начислено
Запрос суда	Документы, которых нет у вас	Нужно письменное ходатайство и объяснение, почему вы не можете получить их сами

Как посчитать долг

Долг считают по периодам: из начисленной за период суммы вычитают фактически полученную. Начисленное берите из расчётных листков или рассчитывайте по условиям договора, полученное из выписки по счёту. Для каждой выплаты запишите и срок, потому что от него зависят проценты по статье 236 ТК РФ и годичный срок обращения в суд.

Период	Срок выплаты	Начислено, руб.	Получено, руб.	Остаток, руб.
Март	10 апреля	60 000	0	60 000
Апрель	10 мая	60 000	20 000	40 000
Май	10 июня	60 000	0	60 000
Итого		180 000	20 000	160 000

Суммы условные и указаны до удержания налога. В вашей таблице отметьте, до или после налога вы называете сумму: как удерживается НДФЛ при выплате по решению суда, зависит от того, выделил ли суд налог в решении (так объясняет позицию Минфина ППТ), поэтому этот вопрос лучше уточнить у бухгалтера или юриста до подачи иска.

Проценты за задержку считают отдельно, по каждой невыплаченной сумме и периоду ставки: формула и примеры разобраны в материале компенсация за задержку зарплаты, а быстро проверить результат можно в калькуляторе задержки зарплаты.

Переписка, свидетели и записи

Перечень видов доказательств закреплён в статье 55 ГПК РФ: объяснения сторон, показания свидетелей, письменные и вещественные доказательства, аудио- и видеозаписи, заключения экспертов (так его воспроизводит пункт 66 постановления Пленума Верховного Суда от 15.11.2022 № 33). Для долга по зарплате работают три вида.

• Переписка. Сообщения, где работодатель называет сумму долга, признаёт его или обещает заплатить к определённой дате. Сохраняйте скриншоты с датой и именем собеседника, не удаляйте и не редактируйте переписку. Обещание «в пятницу» с датой часто полезнее, чем десяток общих сообщений.
• Свидетели. Коллеги, которым тоже не платили, бывшие руководители, бухгалтер. В деле № 41-КГ13-9 долг подтвердила бывшая исполняющая обязанности директора. Запишите имена и контакты заранее.
• Записи разговоров. Записывайте только свои разговоры и не получайте доступ к чужим аккаунтам и документам: доказательства, добытые с нарушением закона, могут не принять.

Письменный ответ работодателя на претензию, где он признаёт долг и называет срок выплаты, ценнее любых пояснений: просите подтверждать сумму и дату письменно.

Типичные ситуации

Ситуация	Что делать
Нет расчётных листков	Письменное заявление по статье 62 ТК РФ, затем личные кабинеты ФНС и СФР, затем ходатайство суду об истребовании
Платили наличными, расписок нет	Выписка покажет, что на счёт не поступало; добавьте переписку о сумме, показания коллег и свой расчёт; фиксируйте даты и суммы всех наличных выплат
Платили частями	Таблица остатков по периодам: каждая выплата уменьшает долг, но срок и проценты считаются по каждой сумме отдельно
Работодатель говорит, что всё выплатил	Пусть представит ведомости и платёжные документы; проверьте, что в них ваши данные и ваши подписи, и сверьте суммы с выпиской по счёту
Договор оформлен как гражданско-правовой	Описывайте фактическую работу: график, задания, регулярную оплату, как разобрано в материале про неофициальную зарплату
Вы уже уволились	Требуйте расчёт письменно, срок один год считается со дня установленного срока выплаты

Чтобы собрать всё по порядку, скачайте таблицу: в ней расчёт долга по периодам с формулами и опись доказательств с отметками «есть», «запросил», «нет» и датой запроса.

Что делать с собранными доказательствами

Соберите пакет и действуйте по нарастающей. Сначала направьте работодателю претензию с расчётом и приложениями: образец и порядок отправки описаны в материале претензия работодателю о невыплате. Те же документы и подтверждение отправки прикладывают к жалобе в трудовую инспекцию и к заявлению в прокуратуру. Если деньги не выплачены, подавайте судебный приказ или иск, выбор между ними разобран в материале взыскание зарплаты через суд.

Не откладывайте обращение, пока собираете документы. Срок для суда по зарплате один год со дня установленного срока выплаты, и он идёт по каждой выплате отдельно, как разобрано в материале срок исковой давности по зарплате. Если документов не хватает, заявите ходатайство об истребовании вместе с иском. К долгу и процентам можно добавить ещё и требование о компенсации морального вреда: условия описаны в материале моральный вред за невыплату зарплаты.

Частые ошибки

• Ждать, пока работодатель «найдёт документы». Срок для суда идёт, а ведомости могут никогда не появиться.
• Не вести расчёт. Без таблицы с периодами, суммами и сроками требование нельзя проверить, и его легко оспорить.
• Считать, что выписка по счёту доказывает всё. Она показывает поступления, но не показывает, сколько было начислено.
• Не сохранять переписку. Признание долга в мессенджере часто остаётся единственным письменным доказательством.
• Смешивать суммы до и после налога. Определите, какую сумму вы называете, и пометьте это в расчёте.
• Не фиксировать, что требовали выплату. Без подтверждения отправки претензии трудно показать, что вы обращались и когда.
• Подписывать расписки и заявления «претензий нет» до получения всех денег. Такая подпись осложнит дальнейшие требования.