Заявление о выдаче документов у работодателя: образец, срок и что делать при отказе

Какие документы можно запросить

Право получить копии документов закреплено в статье 62 Трудового кодекса. Работодатель обязан выдать по письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в том числе копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах, приказа об увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя, как следует из разъяснения Генеральной прокуратуры. Перечень примерный: законом названы и «другие» документы, связанные с работой.

Документ	Зачем нужен	Где пригодится
Трудовой договор	Подтверждает условия работы и срок выплаты зарплаты	Претензия, жалоба, иск
Приказ о приёме на работу	Подтверждает дату начала работы и должность	Расчёт стажа и отпуска
Расчётные листки	Показывают начисления, удержания и сумму к выплате	Расчёт долга и компенсации
Справка о заработной плате	Подтверждает размер заработка за период	Расчёт среднего заработка
Приказ об увольнении	Подтверждает дату и основание увольнения	Расчёт при увольнении
Выписка из трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности	Подтверждают периоды работы	Споры о стаже и сроках
Справка о периоде работы	Подтверждает время работы у работодателя	Работа без договора

Копии трудового договора и расчётных листков можно запросить таким же образом, как подчёркивают в разъяснении Онлайнинспекции.

Что запросить, если договор не оформлен

Если вы работали без письменного договора, всё равно подайте заявление: в нём можно попросить справку о периоде работы, копии приказов, если они издавались, и расчётные листки. Работодатель может ответить, что документов нет, и такой письменный ответ полезен как доказательство. Помимо документов работодателя соберите свои: переписку, переводы, пропуск, показания коллег. Как подтвердить работу без договора и в какие сроки обращаться, описано в материале про неофициальную зарплату.

Срок и порядок выдачи

Требование закона	Что это значит для вас
Письменное заявление	Просьбу нужно оформить в письменной форме, устной недостаточно
Не позднее трёх рабочих дней	Срок идёт со дня подачи заявления
Копии заверены надлежащим образом	На копиях должны быть подпись и печать или иное заверение работодателя
Бесплатно	Работодатель не вправе требовать оплату за копии

Как считать три рабочих дня

Срок исчисляют рабочими днями со дня подачи заявления. Условный пример: если вы подали заявление в понедельник, то документы должны быть выданы не позднее четверга. Если заявление подано в пятницу, срок закончится в среду следующей недели. Выходные и нерабочие праздничные дни в срок не входят, поэтому ориентируйтесь на календарь рабочих дней.

Как фиксировать подачу

Подайте заявление в двух экземплярах и попросите поставить отметку о принятии на вашем экземпляре: дату, подпись, фамилию и должность принявшего. Если отказываются, отправьте заявление заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или по электронной почте с сохранением отправленного письма.

Образец заявления о выдаче документов

Образец подходит, когда вы работаете или работали у работодателя и вам нужны копии документов. Скопируйте текст, замените значения в квадратных скобках и уберите лишнее.

Директору [полное наименование организации]

[Фамилия, инициалы руководителя]

От [ФИО работника], работающего (работавшего) в должности [должность]

Заявление о выдаче копий документов

На основании статьи 62 Трудового кодекса РФ прошу в течение трёх рабочих дней со дня подачи настоящего заявления безвозмездно выдать мне надлежащим образом заверенные копии следующих документов:

1) трудового договора № [номер] от [дата] и дополнительных соглашений;

2) приказа о приёме на работу;

3) расчётных листков за период с [дата] по [дата];

4) справки о заработной плате за период с [дата] по [дата];

5) приказа об увольнении (если уволен);

6) справки о периоде работы у работодателя.

Документы прошу выдать лично / направить по адресу: [адрес] / направить на e-mail: [почта].

[Дата] [Подпись] [Расшифровка подписи]

Чтобы не переписывать образец вручную, скачайте заготовку в Word и подставьте свои данные.

Если вы уволились

Работодатель обязан выдавать копии и бывшему работнику: право не исчезает после увольнения. В заявлении укажите дату увольнения, перечень нужных документов и адрес, по которому их нужно направить. Если вы уже не можете прийти лично, направьте заявление заказным письмом с описью вложения и просьбой выслать копии по почте.

Если нужно несколько документов

Перечислите все документы в одном заявлении и пронумеруйте. Так проще контролировать, что выдано и чего не хватает. Если часть документов выдали, а часть нет, напишите повторное заявление только на недостающие документы и сошлитесь на первое.

Что делать, если документы не выдали

Если работодатель молчит или отказывает, действуйте по нарастающей.

1. Повторное заявление. Напомните о сроке, сошлитесь на статью 62 ТК РФ и дату первого заявления, назовите новый срок.
2. Претензия. Если документы нужны для взыскания зарплаты, объедините просьбу о документах и требование о выплате. Образец и порядок отправки описаны в материале претензия работодателю о невыплате.
3. Жалоба в инспекцию. Невыдача документов по заявлению работника является нарушением трудового законодательства, а порядок подачи жалобы описан в материале жалоба в трудовую инспекцию.
4. Прокуратура и суд. Если документы не выдали и это мешает защитить права, укажите это в заявлении в прокуратуру. В суде вы вправе просить истребовать документы у работодателя.

Образец повторного заявления

Повторное заявление нужно, если срок истёк, а документы не выданы. Оно фиксирует нарушение и сохраняет дату.

Директору [полное наименование организации]

От [ФИО работника]

Повторное заявление о выдаче копий документов

[Дата] я подал(а) заявление о выдаче копий документов (копия прилагается). Срок, установленный статьёй 62 Трудового кодекса РФ, истёк [дата], документы мне не выданы.

Прошу выдать надлежащим образом заверенные копии документов, перечисленных в первом заявлении, в течение [число] рабочих дней со дня получения настоящего заявления. При невыполнении требования буду вынужден(а) обратиться в государственную инспекцию труда.

Приложения: 1) копия первого заявления с отметкой о принятии или подтверждение отправки.

[Дата] [Подпись]

Если документы выдали с опозданием

Документы, выданные после срока, всё равно нужно взять и проверить. Зафиксируйте дату получения письменно, например распиской на своём экземпляре. Просрочка срока сама по себе остаётся нарушением, и сведения о ней можно указать в жалобе в инспекцию, если вы подаёте её по другим причинам.

Если копии выданы без заверения

Копии должны быть заверены надлежащим образом. Если вам выдали обычные распечатки без подписи и печати, письменно попросите заверить их и сохраните оба варианта. Незаверенная копия труднее принимается инспекцией и судом, поэтому не ограничивайтесь ею.

Что делать, если документов нет или их утратили

Работодатель мог не оформить документы или потерять их. Попросите письменно подтвердить, что документов нет, и сохраните ответ: он тоже пригодится как доказательство. Если у вас нет договора, используйте другие доказательства работы: переписку, переводы, пропуск, показания коллег. Подробности есть в материале про работу без договора.

Какие документы нужны для споров о зарплате

Прежде чем подавать заявление, определите, какие документы вам действительно нужны.

Задача	Какие документы запросить
Посчитать долг по зарплате	Договор, расчётные листки, справка о заработной плате
Посчитать компенсацию за задержку	Договор или правила организации со сроком выплаты, расчётные листки, выписка по вашему счёту
Посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск	Приказ о приёме и об увольнении, сведения об отпусках, справка о заработной плате, подробнее в материале расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
Доказать период работы	Приказ о приёме, справка о периоде работы, выписка из трудовой книжки
Подготовить жалобу или иск	Все перечисленные документы и подтверждение, что вы их запрашивали

Как использовать документы после получения

Получив документы, не оставляйте их без дела. Сделайте несколько шагов:

1. Проверьте комплектность. Сверьте полученное с перечнем в заявлении и отметьте недостающее.
2. Сверьте суммы. Сопоставьте начисления в расчётных листках с вашей выпиской по счёту.
3. Составьте расчёт долга. Укажите периоды, суммы и дату выплаты по договору.
4. Посчитайте компенсацию. За каждый день просрочки положены проценты по статье 236 ТК РФ.
5. Подготовьте претензию. Приложите расчёт и копии полученных документов.
6. Храните оригиналы и копии отдельно. Копии отправляйте, оригиналы документов сохраняйте у себя.

Если после получения документов выяснилось, что начислено меньше, чем вы ожидали, письменно запросите объяснения и расчёт. Расхождение можно оспорить в претензии, инспекции или суде, поэтому сохраняйте все ответы работодателя. По собранным документам посчитайте долг и опишите его в претензии: как посчитать и доказать долг.

Расчётные листки

Работодатель обязан извещать работника в письменной форме о составных частях заработной платы, размерах и основаниях удержаний и общей сумме к выплате. Обычно это делают расчётным листком. Если листки вам не выдают, запросите их тем же заявлением и укажите период. Расчётные листки нужны для проверки суммы, расчёта долга и компенсации, а также как доказательство в инспекции и суде.

Что проверить в полученных документах

• Совпадение данных. ФИО, должность, даты, номера приказов и договора.
• Суммы. Начисления и удержания совпадают с вашими расчётами и выпиской.
• Подпись и заверение. Документ заверен надлежащим образом.
• Периоды. Указаны все периоды, за которые вы запрашивали документы.
• Расхождения. Если что-то не совпадает, зафиксируйте это письменно и запросите уточнения.

Частые ошибки

• Просить документы устно. Закон требует письменного заявления.
• Не фиксировать подачу. Без отметки или подтверждения отправки трудно доказать, что срок начался.
• Не называть конкретные документы. Общая просьба «выдать всё» затрудняет контроль.
• Не повторять заявление при молчании. Повторное заявление фиксирует дату нарушения срока.
• Тянуть с претензией. Документы нужны для взыскания, но срок для суда идёт независимо.
• Не сохранять ответы. Отказ и объяснения работодателя пригодятся в инспекции и суде.